Để tránh những xử phạt hành chính không đáng có, ngay sau khi thành lập công ty hoặc nhận giấy phép kinh doanh (GPKD), doanh nghiệp cần làm ngay 8 việc hết sức quan trọng.
Vậy những việc cần làm sau khi thành lập công ty là gì? Cùng Alo Tài Chính tìm hiểu ngay sau đây.
Tìm hiểu: Lưu ý trước khi thành lập công ty cần phải biết.
Top 8 những việc cần làm sau ngay sau khi thành lập công ty
Khi đã được cấp GPKD, công ty/doanh nghiệp buộc phải hoàn thiện các thủ tục/hồ sơ sau để tránh bị nộp phạt:
1. Nộp hồ sơ khai báo thuế ban đầu
Kê khai thuế ban đầu là bước quan trọng cần hoàn thành sớm ngay sau khi doanh nghiệp của bạn nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Hồ sơ khai báo thuế lần đầu sẽ được nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Một bộ hồ sơ kê khai thuế thường sẽ bao gồm những loại giấy tờ sau:
- Công văn đăng ký hình thức kế toán, chế độ kế toán và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
- Quyết định bổ nhiệm Tổng giám đốc (Giám đốc).
- Quyết định bổ nhiệm Kế toán (Kế toán trưởng, người phụ trách kế toán).
- Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
- Giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
- Tờ khai lệ phí môn bài (có thể nộp online).
- Phiếu đăng ký trao đổi thông tin với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.
- Các giấy tờ khác tùy thuộc vào quy định của Cơ quan quản lý thuế mà doanh nghiệp nộp hồ sơ.
Một số lưu ý khác:
Về hồ sơ:
- Nên ưu tiên làm Tờ khai lệ phí môn bài, các giấy tờ còn lại có thể thực hiện sau tùy theo Cơ quan thuế.
- Theo nghị định Nghị định 126/2020/NĐ-CP, hạn cuối nộp tờ khai và lệ phí môn bài là trước ngày 30 tháng 1 năm sau năm thành lập. Nếu trễ hạn, doanh nghiệp sẽ bị phạt với với mức phí phạt được tính theo công thức: [Số tiền phạt] = [Số tiền chậm nộp] x 0.03% x [Số ngày chậm nộp].
Về lệ phí môn bài: Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, công ty mới thành lập sẽ được miễn lệ phí môn bài trong 01 năm đầu.
Về ngày bắt đầu hoạt động: Doanh nghiệp nào thành lập vào các ngày cuối năm thì nên đăng ký ngày bắt đầu hoạt động là ngày đầu tiên trong tháng sau để giảm bớt thủ tục/hồ sơ liên quan đến thuế.
Tham khảo: Cách tính vòng quay vốn lưu động – Phản ánh “sức khỏe” doanh nghiệp.
2. Mở tài khoản ngân hàng dành riêng cho công ty
Mặc dù pháp luật hiện nay không có quy định về việc bắt buộc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng, nhưng đây lại là một trong những việc làm hết sức cần thiết sau khi thành lập công ty mới.
Sở hữu một tài khoản ngân hàng riêng sẽ mang lại cho công ty những lợi ích sau:
- Với những giao dịch trên 20 triệu đồng, theo quy định, doanh nghiệp buộc phải thực hiện bằng tài khoản ngân hàng.
- Là điều kiện đăng ký nộp thuế điện tử.
- Giúp cho hoạt động kinh doanh thuận tiện hơn và nâng cao tính chuyên nghiệp của công ty.
Trong vòng 10 ngày sau khi có tài khoản, doanh nghiệp phải thông báo lên Sở Kế hoạch & Đầu tư.
Lưu ý: Một doanh nghiệp có thể có nhiều tài khoản ngân hàng (tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp). Nhưng một tài khoản chỉ được dùng cho một doanh nghiệp.
3. Làm thủ tục phát hành hóa đơn
Làm thủ tục phát hành hóa đơn gửi để cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp là một trong những việc cần làm sau khi thành lập công ty. Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) theo 2 hình thức: Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
Với hóa đơn giấy:
Sau khi làm thủ tục đặt in hóa đơn và được cơ quan quản lý thuế chấp thuận, doanh nghiệp mới có thể tiến hành liên hệ đến đơn vị in và phát hành hóa đơn.
Với hóa đơn điện tử:
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, kể từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp xuất ra chỉ có giá trị sử dụng sau khi khi hồ đăng ký được phê duyệt. Một số đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên thị trường hiện nay có thể kể đến như: Viettel, Misa, BKAV, Viettak, VNPT,…
Lưu ý: Khi thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có:
- Chữ ký số (token).
- Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) để làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử và kết xuất XML.
- Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu (scan đính kèm với file Word để nộp online).
Xem thêm: Thẻ tín dụng là gì? Tại sao nên làm thẻ tín dụng?
4. Mua chữ ký số để thực hiện khai báo thuế hàng quý/năm
Hiện nay, Luật doanh nghiệp 2021 không có quy định bắt buộc công ty/doanh nghiệp phải có chữ ký số (token). Nhưng trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.
Chữ ký số có vai trò tương đương với con dấu doanh nghiệp khi nộp thuế điện tử. Nó giúp doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế qua mạng dễ dàng hơn, tránh mất thời gian, công sức và chi phí di chuyển.
5. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn
Trong quá trình thành lập công ty, đôi khi sẽ gặp phải tình trạng bị thiếu một số thông tin như: Giấy phép con, chứng chỉ hành nghề (đối với những ngành kinh doanh có điều kiện,…). Do đó, một trong những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp đó là nhanh chóng hoàn thiện các thủ tục này để tránh bị xử phạt khi có thanh tra.
Bên cạnh đó, các cổ đông/thành viên góp vốn cần phải thực hiện góp đủ vốn đúng như cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ khi có giấy phép kinh doanh (đối với công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh).
Nếu sau khi thành lập có những phát sinh không mong muốn, gây ảnh hưởng đến tình hình tài chính và thời hạn cam kết góp vốn. Doanh nghiệp cần phải làm thủ tục để điều chỉnh giảm vốn điều lệ.
Tìm hiểu thêm: Công ty TNHH là gì?
6. Treo bảng hiệu công ty
Khi đã đi vào hoạt động, công ty cần thực hiện treo bảng hiệu tại trụ sở của mình. Các thông tin về tên công ty, địa chỉ, số điện thoại trên bảng hiệu hiệu phải được thể hiện rõ ràng, chính xác theo nội dung đăng ký kinh doanh.
Một số lưu ý khi treo bảng hiệu công ty:
- Kích thước quy định:
- Với bảng hiệu ngang: Chiều cao tối đa 2m, chiều dài không được vượt quá chiều ngang của mặt tiền nhà.
- Với bảng hiệu dọc: Chiều ngang tối đa 1m, chiều cao tối đa 4m và không vượt quá chiều cao tầng nhà nơi đặt biển hiệu.
- Bảng hiệu phải được viết bằng chữ tiếng Việt.
- Bảng hiệu không lấn ra lòng đường, vỉa hè, làm ảnh hưởng giao thông công cộng; không được che chắn không gian cứu hóa, thoát hiểm.
7. Tham gia bảo hiểm cho người lao động và các vấn đề về thuế
Đối với việc tham gia bảo hiểm cho người lao động:
Tham gia các vấn đề về thuế và bảo hiểm cho người lao động là trách nhiệm của doanh nghiệp. Tuy nhiên với hầu hết các công ty mới thành lập, đây là việc thường bị thiếu sót.
Theo quyết định 772/QĐ-BHXH, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động chính thức. Hồ sơ chi tiết gồm có:
- Tờ khai đơn tham gia, điều chỉnh thông tin BHYT, BHXH theo Mẫu TK1-TS (được ban hành kèm theo Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020).
- Danh sách lao động tham gia, BHYT, BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo Mẫu D02-TS (được ban hành kèm Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020).
Đối với các vấn đề về thuế:
Để tránh bị xử phạt nộp chậm hoặc khóa mã số thuế, doanh nghiệp cần phải khai báo và nộp đầy đủ các loại thuế, giấy tờ sau theo đúng quy định của pháp luật: Tờ khai thuế GTGT, thuế GTGT, tờ khai thuế TNCN hàng quý (nếu có phát sinh), thuế TNCN, thuế TNDN (nếu có), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo quyết toán cuối năm,….
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hay kế toán viên của công ty còn thiếu kinh nghiệm, nên sử dụng các dịch vụ kế toán trọn gói để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Xem thêm: Ngân hàng nào chuyển tiền không mất phí?
8. Chuẩn bị hồ sơ kế toán, báo cáo thuế
Báo cáo thuế hằng tháng/quý là nghĩa vụ mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Để việc khai báo thuế được diễn ra nhanh chóng, đầy đủ và đúng quy định, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:
- Chứng từ nộp tiền vào công ty hoặc tài khoản ngân hàng của công ty.
- Các hợp đồng, hóa đơn, chứng từ mua bán trong giai đoạn công ty thành lập và ngay sau thành lập.
- Hồ sơ, sổ sách kế toán và các báo cáo thuế khác.
Tuy nhiên, để tránh xảy ra những sai sót, cũng như hạn chế phát sinh rủi ro trong quá trình báo cáo thuế, đặc biệt là với những công ty mới, bạn nên liên hệ với đơn vị kết nối dịch vụ kế toán toàn quốc như ACF. Lựa chọn dịch vụ kế toán thuê ngoài của ACF sẽ giúp doanh nghiệp bạn:
- Tập hợp hóa đơn chứng từ và tư vấn kế toán thuế theo định kỳ.
- Hoàn thiện sổ sách kế toán thuế theo đúng luật kế toán.
- Nộp báo cáo thuế theo định kỳ đúng luật quản lý thuế.
- Bảo hành và giải trình số liệu khi cơ quan thuế tiến hành thanh, kiểm tra doanh nghiệp.
- Chịu trách nhiệm khi công ty/doanh nghiệp bị phạt do chậm nộp tờ khai thuế, chậm nộp tiền thuế,…
- Phí dịch vụ chỉ bằng 40-50% lương của một nhân viên kế toán.
Giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu được thời gian và công sức tìm hiểu về quy định pháp luật và các thủ tục/hồ sơ cần thiết.
Như vậy, Alo Tài Chính vừa chia sẻ cho bạn top 8 những việc cần làm sau khi thành lập công ty. Hy vọng thông qua bài viết, bạn đã nắm được công ty mới thành lập cần phải làm những gì, từ đó có thể đưa công ty đi vào hoạt động ổn định và thuận lợi.
Chúng tôi Alo Tài Chính chuyên tập hợp và chia sẻ kiến thức tài chính, vay vốn, bảo hiểm, ngân hàng, tiền tệ, gợi ý khoản vay phù hợp cho bạn. Là 1 trong các trang báo tài chính uy tín, đáng xem nhất hiện nay.
